Fakturace srozumitelně

Fakturace je místo, kde vznikají doklady o tom, co jste prodali a nakoupili. Všechno najdete v části Fakturace v záložkách podle typu dokladu.

Pojmy

Vydaná faktura je doklad, který posíláte odběrateli. Přijatá faktura je doklad od dodavatele.

Datum vystavení je den, kdy doklad vznikl. Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je den, kdy jste zboží nebo službu dodali. Podle DUZP se u plátců DPH určuje období a sazba daně, proto se může lišit od data vystavení.

Splatnost je den, do kterého má odběratel zaplatit. Variabilní symbol spojuje platbu s fakturou, DameDoklad ho používá při párování plateb.

Číselná řada přiděluje dokladům čísla bez mezer. Vystavené číslo se už nemění.

Stavy dokladu

Zálohy a dobropisy

Zálohová faktura je výzva k zaplacení předem, sama o sobě není daňový doklad. Když záloha dorazí, vznikne daňový doklad k platbě, a na konečné faktuře se záloha odečte. U služby do jiného státu EU nebo mimo EU má daňový doklad k platbě nulovou daň a platba se hlásí už v měsíci, kdy přišla: na ř. 21 přiznání a v souhrnném hlášení, mimo EU na ř. 26. U zboží do EU, vývozu a přenesení daňové povinnosti daňový doklad k platbě nevzniká a celé plnění vykáže až konečná faktura.

Stejně to funguje obráceně u záloh dodavatelům. Zálohovou fakturu dodavatele zadáte ručně, importem ISDOC nebo z K vyřízení. Platba jde na účet 314, nebo na účet toho, za co platíte (051, 052, 151, 152, 153), a konečná faktura zálohu z účtu sama rozúčtuje, například MD 042 / D 052. DPH uplatníte z daňového dokladu dodavatele. U služby z EU nebo třetí země žádný nepřijde: daň si přiznáte sami dnem platby a ve stejném období ji odečtete. Stejně se zdaní platba předem za zboží s montáží nebo dodávku sítěmi od dodavatele neusazeného v tuzemsku. Při stornu takového samovyměření aplikace chce vědět proč. Omyl, kdy povinnost přiznat daň nevznikla, se zapíše do původního období a aplikace řekne, že za ně podáte dodatečné přiznání, pokud je už uzamčené. Vrácení zálohy nebo zrušené plnění se opraví ke dni, kdy k němu došlo. V daňové evidenci je zaplacená záloha výdajem v den úhrady, kromě dvou případů, které na záloze zvolíte v poli V daňové evidenci. Záloha na dlouhodobý majetek výdajem není (§ 25 odst. 1 písm. a) zákona o daních z příjmů) a peněžní deník ji zapíše mimo základ, na řádek B01. Zvolte to před první úhradou. Když pak řádek konečné faktury propojíte s kartou majetku, oprava výdaje se týká jen části zaplacené mimo zálohu. Záloha spojené osobě, která vede účetnictví, je výdajem, ale pokud ji dodavatel v roce úhrady nevyúčtuje, podklad k DPFO ji přičte k základu na ř. 105 a v roce vyúčtování ji odečte na ř. 106 (§ 5 odst. 10 a 11). Netýká se to leasingu a paušálních výdajů. Co na daňový doklad čeká, připomene K vyřízení, zálohy mají komentáře, globální hledání a likvidaci jako přijaté faktury.

Dobropis snižuje již vystavenou fakturu, například při vrácení zboží nebo slevě. Vytvoříte ho z původní faktury, takže na ni zůstane navázaný.

Dodací list potvrzuje předání zboží. Později ho převedete na fakturu, nebo na něj navážete fakturu psanou ručně, a zboží se ze skladu nevydá podruhé.

Přijaté faktury

Přijatou fakturu zaevidujete s číslem dodavatele a přílohou. DameDoklad upozorní, když stejnou fakturu od stejného dodavatele už máte. Likvidace znamená kontrolu, že je faktura v pořádku, a její přiřazení k úhradě a zaúčtování.

Schvalování zapnete v Fakturace > Další > Likvidace. Stačí jeden schvalovatel a jedno kliknutí. Když potřebujete víc lidí po sobě, například vedoucího a pak ředitele, založte Nastavení > Další > Schvalovací scénáře. Scénář můžete nechat platit sám od nějaké částky, menší faktury dál schvaluje jeden člověk. Dokud neschválí poslední, faktura nejde zaplatit. Vlastník nebo účetní může zastoupit, jeden člověk ale rozhodne jen jeden krok.

Ve scénáři můžou lidé v jednom kroku rozhodovat zároveň, buď musí souhlasit všichni, nebo stačí jeden. Před schvalovatele můžete dát zpracovatele, který doklad připraví a předá dál. Když je někdo pryč, nastavte v Likvidaci zastupování na dané období. Scénáře platí i na objednávky, nabídky a další doklady, a ty pak nejde vystavit bez schválení. Doklad z K vyřízení můžete poslat ke schválení ještě předtím, než z něj vznikne faktura. Co se schválí, zůstává schválené i na faktuře z něj vytvořené, a rozhodnout se dá přímo v K vyřízení.

Kdo doklad schvaluje, určuje vlastník nebo účetní. Kdo má jen fakturaci, nemůže doklad poslat ke schválení sám sobě, nemůže změnit postup, který už běží, a když firma schvalování vyžaduje, ani si schvalovatele vybrat. Zaevidovaná přijatá faktura už nejde změnit v částkách, datech ani dodavateli: stornujte ji a zaevidujte znovu. Když se u schválené faktury nebo zálohy změní číslo účtu nebo symboly, vrátí se ke schválení.

Vzájemný zápočet

Když si s jednou firmou dlužíte navzájem, vyrovnáte to v Další → Zápočty: vyberete firmu, zaškrtnete pohledávky a závazky a DameDoklad započte, v jaké výši se kryjí. Dokladům se zapíše úhrada a v podvojném účetnictví se zaúčtuje přes účet 395 (MD 321 / D 395 a MD 395 / D 311), který skončí na nule. V daňové evidenci vznikne příjem a výdaj, který nepohne stavem peněz. DPH se nemění, protože plnění už nastalo. Započíst lze i přijatý dobropis, zálohovou fakturu (jen dohodou, u plátce vznikne daňový doklad k platbě) a zálohu dodavateli. Zápočet spustíte přímo z dokladu, odkazem u úhrad. Čísluje ho vlastní číselná řada. Pokud mezi započtenými doklady je přijatá faktura nebo záloha dodavatele, který je v registru veden jako nespolehlivý plátce, aplikace na to po uložení upozorní stejně jako u příkazu k úhradě: za jeho DPH ručíte bez ohledu na to, jak jste zaplatili (§ 109 ZDPH). Zveřejněný účet se u zápočtu nekontroluje, protože žádné peníze na účet nejdou. Upozornění zápočet neblokuje.

Vytisknete si dohodu o započtení k podpisu, nebo jednostranné prohlášení podle § 1982 občanského zákoníku. Prohlášení jde jen tehdy, když je vaše pohledávka splatná, a musí dojít druhé straně. Omyl napraví storno zápočtu, které vrátí úhrady i zaúčtování. V insolvenci platí omezení § 140 insolvenčního zákona, to si ověřte.

Pozastávka

Pozastávka (zádržné) je část faktury splatná později, obvykle po skončení záruky. Přidáte ji na vydané nebo přijaté faktuře, procentem nebo částkou, s vlastní splatností. DPH i výnos zůstávají na dokladu celé, odkládá se jen splatnost. QR platba žádá jen to, co je splatné, přehled stáří ji řadí podle její splatnosti a upomínky se na ni neposílají, dokud není po splatnosti.

Pozastávka splatná déle než rok po rozvahovém dni patří mezi dlouhodobé. V Další → Pozastávky ji přeúčtujete na 311900 nebo 321900 jedním zápisem. U cizí měny se přeúčtuje v hodnotě, v jaké doklad na účtu stojí, a s cizí částkou. Po skončení období se pozastávky k rozvahovému dni přeřadí samy, jednou, a tlačítkem Přeřadit k rozvahovému dni to uděláte dřív, s náhledem. Účty si může vybrat účetní.

Vystavené PDF je daňový doklad, a tak se nepřepisuje. Pozastávku přidanou později vytisknete jako samostatné Oznámení o pozastávce s platbou bez ní, a e-mail s fakturou ho přiloží sám. Kniha pohledávek a závazků v PDF a XLSX i přehled stáří ukazují pozastávky ve zvláštním sloupci.

Úrok z prodlení

Upomínky a kalkulačka počítají zákonný úrok z prodlení, repo sazbu ČNB z prvního dne pololetí, v němž prodlení začalo, plus 8 procentních bodů (nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). Částečná platba snižuje jistinu ode dne platby. Mezi podnikateli by se podle § 1932 občanského zákoníku mohla nejdřív započíst na úrok z prodlení, takže aplikace žádá spíš méně, než byste mohli; zbytek můžete požadovat sami. Připadne-li splatnost na sobotu, neděli nebo svátek, spočítá úrok od splatnosti i od nejbližšího pracovního dne a vezme nižší částku, protože zda se splatnost posouvá, není jednoznačné. Platba v ten pracovní den je pak včas.

Kredit odběratele

Na kartě kontaktu v části Další údaje nastavíte Kredit info, který jen upozorní, a Kredit max, nad který se faktura, vrubopis, ostatní pohledávka, dodací list ani výdejka nevystaví. U výdejky k vystavené faktuře nebo dodacímu listu se počítá jen zboží nad jejich částku. Výdej z jiného důvodu než prodej dluh nezvyšuje, zastaví jen partnera, který už je přes limit, a vratka dodavateli se nekontroluje. Vlastník a účetní mohou po potvrzení vystavit i přes limit, také u hromadného vystavení, a jen oni mohou kredit měnit. Prázdné pole znamená bez limitu, nula znamená bez úvěru.

Hromadně

V seznamu kontaktů vyberte řádky a zvolte Hromadná fakturace: vznikne jeden doklad na kontakt, s jeho adresou a splatností. Jinak zůstanou koncepty, které můžete zkontrolovat. V seznamu dokladů Upravit vše změní na konceptech cokoli, na vystavených jen splatnost a poznámky. Upravit vše nabízí i jazyk, způsob úhrady, středisko, činnost, zakázku a předkontaci, podle toho, co daný doklad má. Vybírat jde i nabídky, objednávky a další obchodní doklady a hromadná fakturace umí i ty. Víc než 200 dokladů běží na pozadí a vidíte, kolik je hotovo. Párování ukáže u každého dokladu pohyby, které se k němu hodí i bez přesné shody, a nic nespáruje, dokud nepotvrdíte.

Smlouvy

Další → Smlouvy drží smlouvy s partnery, jejich dodatky a podepsané soubory. Dodatek může posunout konec a změnit hodnotu, smlouva se pak čte tak, jak platí. Před koncem se ukáže v K vyřízení.

Dokumenty a skartace

Soubory přiložíte k dokladům, kontaktům, zakázkám, skladovým a pokladním dokladům, majetku i zaměstnancům, nebo je nahrajete rovnou do archivu v záložce Dokumenty. Hledání najde i slova uvnitř PDF s textem, Wordu, Excelu, textových souborů a XML, bez ohledu na diakritiku. Sken bez textové vrstvy hledání nepřečte.

Každý dokument má skartační lhůtu podle zákona a dokud běží, nejde smazat. Běží-li kontrola, spor nebo reklamace, přidejte v záložce Dokumenty prodloužení s obdobím, kterého se týká (§ 32 zákona o účetnictví, § 148 daňového řádu). Doklady z toho období pak nejde skartovat, ani později nahrané, dokud prodloužení neukončíte. Zákon konec neurčuje, ten znáte vy nebo vaše účetní.

Kontrolu virů zapíná provozovatel, bez toho se soubory nekontrolují.

Dopravci a zásilky

V Další → Zásilky si přidáte dopravce a zásilky vytváříte přímo z faktury, zálohy, dodacího listu nebo objednávky, adresa a dobírka se převezmou. Soubor pro Českou poštu má formát jejího podacího archu ePA, vyzkoušejte ho prosím na pár zásilkách, přímo u České pošty jsme ho nepodávali. Pro ostatní dopravce vzniká obecné CSV, jehož sloupce si přiřadíte v jejich aplikaci, a stavy načtete z CSV podle názvů sloupců. Pro Zásilkovnu je tu její import zásilek, verze 8. Vytisknete také obálky, podací arch a štítky A6 nebo čtyři na A4, ty jsou naše a dopravce je nemusí načíst, proto si je ověřte. Přímé napojení na API Zásilkovny, PPL, DPD a GLS umí předat zásilku, stáhnout její štítek a načíst stav, ale jen tam, kde ho provozovatel zapnul, a se skutečným dopravcem zatím neběželo. U PPL přijde číslo zásilky, až ji PPL zpracuje, u GLS s prvním štítkem.

Doklad může rovnou říct, kdo ho poveze, a vystavením se zásilka připraví sama. Faktura z objednávky převezme zásilku, která na objednávce čeká. V nastavení fakturace můžete zapnout, aby vystavená faktura nebo dodací list brali otevřené přijaté objednávky stejného zákazníka a položky, nejdřív nejstarší.

Reklamace a servis

Protokol reklamace i servisní protokol vytisknete česky, anglicky, německy nebo francouzsky. Když jazyk nezvolíte, řídí se jazykem kontaktu a pak výchozím jazykem firmy. U spotřebitele hlídáme 30 dnů podle zákona o ochraně spotřebitele. Mezi podnikateli počet dnů zákon neurčuje, a tak platí dohodnutý termín, nebo vlastní počet dnů z nastavení. U reklamace také uvidíte, jestli je v záruční době a v limitu dvou let pro skrytou vadu (§ 2112 občanského zákoníku). Rozhodnout to může jen soud.

Servisní zakázky mají vlastní číselnou řadu. Díl na záruční opravě se účtuje jako náklad na účet 548, ne jako prodej, a totéž platí pro výměnu z reklamace. Tento účet by měl potvrdit účetní.

Jazyky dokladů

Doklady se tisknou česky, anglicky, německy a francouzsky podle jazyka kontaktu nebo dokladu, včetně upomínek a e-mailů. Slovenský kontakt dostane češtinu, polský angličtinu. Dohoda o zápočtu je jen česky a anglicky.

Co se stane po vystavení

Vystavený doklad se sám zaúčtuje podle vašeho režimu: v podvojném účetnictví do deníku, v daňové evidenci do peněžního deníku při úhradě. U plátců se zároveň objeví v evidenci DPH.

Intrastat

Agenda Intrastat v Fakturaci načte faktury se zbožím do EU a z EU. Prodej přes OSS jde s kódem 12 a partnerem QV123. Dobropis, u kterého se zboží vrátilo na sklad, jde s kódem 21 v opačném směru, stejně jako vratka bez dobropisu. Vrácené zboží jde hodnotou, která byla vykázána u původní faktury, poměrně k vrácenému množství, ne tím, co dobropis vrací nebo za kolik je zboží na skladě (příručka ČSÚ odst. 190 a 192). Původní fakturu bere aplikace z dobropisu, u příjemky nebo výdejky vratky z faktury, kterou na ní uvedete. Vratka bez ní, například dobropis dodavatele, dostane vlastní hodnotu a upozornění a výkaz nejde podat, dokud původně vykázanou hodnotu nezadáte sami. Dobropis, který jen snižuje cenu, do výkazu měsíce nepatří: seznam řekne, jestli máte opravit výkaz původního měsíce (nad 5 %, nebo celá cena). Kód zboží a statistický znak se kontrolují proti Kombinované nomenklatuře 2026 a seznamu DOPL_KN. Negativní a zjednodušené hlášení si tu založíte a evidujete, podáváte je přímo v InstatEvo, protože zveřejněná struktura souboru pro ně řádek nemá. Zboží ze seznamu ZJEDVYK zjednodušené hlášení vylučuje.

Evidence náhradního plnění

Pro dodavatele podle § 81 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Nejdřív zapíšete, na základě čeho dodáváte: dohodu s Úřadem práce podle § 78 s platností, nebo že jste OSVČ se zdravotním postižením nebo integrační sociální podnik. Ministerstvo rozhraní k ověření nenabízí, takže jde o váš záznam. Agenda pak nabídne zaplacené faktury, prodejky se zákazníkem, pokladní příjmy a zálohy. Záloze doplníte datum dodání, konečná faktura už počítá jen zbytek. Evidenci stáhnete jako CSV pro aplikaci ministerstva.

Přes API

Faktury najdete v API referenci. Vystavit jde hned při vytvoření polem "issue": true, nebo později operací POST /v1/invoices/{id}/issue.