Kontakty a komunikace

Kontakt je firma nebo člověk, se kterým obchodujete. Kromě adres a účtů u něj najdete i to, jak platí, proč u vás má údaje a co je s ním domluveno.

Kontroly

U kontaktu s IČO načtete údaje z ARES a ověříte ho v registru plátců DPH a ve VIES. Tlačítko Insolvenční rejstřík se zeptá veřejné služby Ministerstva spravedlnosti. Když rejstřík neodpovídá, ukáže se Neověřeno a nic jiného se nezastaví. Člověka bez IČO ověřte přímo na isir.justice.cz, služba k tomu potřebuje rodné číslo nebo datum narození.

Zaškrtnete-li u kontaktu Hlídat každý den, rejstřík se u něj sám přečte jednou denně. Když se odpověď změní, přijde oznámení, webhook contact.insolvency_changed a podle vašeho nastavení i e-mail. Rejstřík mimo provoz změnu nevyvolá. Hlídání zapnete i pro víc kontaktů najednou v seznamu.

GDPR

Záložka GDPR ukazuje právní důvody zpracování údajů, s účelem a platností, a kdy byl kontakt naposledy na dokladu. Důvod vybíráte z číselníku, který si firma upraví v Kontakty, Další, Číselník důvodů: název, právní důvod, popis a délka v měsících, podle které se doplní konec platnosti. Na začátek v něm najdete čtyři důvody od nás. Použitý důvod nejde smazat, jen přestat nabízet. V Kontakty, Další, GDPR najdete kontakty podle stavu nebo důvodu.

Omezení zpracování podle čl. 18 GDPR kontakt vyřadí z běžného seznamu a nepůjde vložit na nový doklad v žádné agendě: faktury, sklad, reklamace, smlouvy, zásilky, servis, zakázky, zápočty, pokladna ani účetní zápisy. Koncept z doby před omezením nepůjde vystavit. Vystavené doklady se nemažou, musíte je ze zákona uchovávat.

Úkoly

V záložce aktivit můžete úkol přiřadit kolegovi z firmy. Dostane e-mail a úkol se ukáže v K vyřízení. Všechny úkoly najdete v Kontakty, Úkoly.

• Podúkoly: úkol nepůjde dokončit, dokud je otevřený některý podúkol.
• Kontroluje: hotový úkol počká na tuto osobu. Ta ho schválí, nebo vrátí k dopracování, a řešitel dostane e-mail.
• Opakovat: po splnění vznikne další úkol i s podúkoly. Pozdě splněný úkol přeskočí termíny, které už minuly.
• Připomenout před termínem: řešitel dostane připomínku do zvonku a e-mailem. Tomu, kdo si e-maily o úkolech vypnul, přijde jen do zvonku.

Hromadný e-mail

Vyberte kontakty v seznamu a zvolte Hromadný e-mail. Před odesláním uvidíte náhled, kdo zprávu dostane a kdo ne. Jde jen vašim vlastním kontaktům, nejvýše 200 najednou a 1000 za den. Zprávy se odesílají na pozadí, takže stránku můžete zavřít. Jak daleko jsou, vidíte v Kontakty, Další, Hromadné zprávy, a po dokončení přijde oznámení.

Obchodní sdělení se podle § 7 zákona č. 480/2004 Sb. pošle jen tomu, kdo dal souhlas, nebo vašemu zákazníkovi, a nikdy tomu, kdo se odhlásil. Zpráva je označená, uvádí odesílatele a má odkaz na odhlášení bez přihlášení. Nese i hlavičku List-Unsubscribe, takže poštovní program umí nabídnout odhlášení jedním klikem. Kdo se odhlásí mezi vložením do fronty a odesláním, zprávu už nedostane.

Hromadná korespondence

Hromadná korespondence vytvoří dopis v PDF pro každý vybraný kontakt. Korespondence do šablony Wordu vyplní vaši šablonu DOCX a dá vám ZIP s dopisem pro každý kontakt. Místa v šabloně označíte {{name}} nebo slučovacím polem Wordu stejného názvu: name, person, ico, dic, email, phone, street, city, postalCode, companyName. Neznámé pole aplikace odmítne, aby v dopise nezůstala díra. Data můžete dostat i v CSV. Můžete vytisknout i obálky DL, C6 nebo C5.

SMS

SMS pošlete z výběru kontaktů v seznamu, po náhledu. Jdou na pozadí přes bránu BulkGate, kterou zapíná provozovatel aplikace. Dokud není napojená, nic se neodešle a aplikace to řekne. Historii vidíte v Kontakty, Další, Hromadné zprávy a na kartě kontaktu v záložce SMS. Stav Přijato bránou znamená, že ji brána převzala. Potvrzení o doručení nečteme.

Text může mít 612 znaků, s diakritikou 268. Obchodní sdělení má stejná pravidla jako e-mail, je označené a má odkaz na odhlášení, o který se text prodlouží. Nedokončené odeslání se znovu neposílá, označí se a rozhodnete vy.

Přes API

Kontakty najdete v API referenci. Kontrolu rejstříku spustí POST /v1/contacts/{id}/insolvency-check, stav kreditu ukáže GET /v1/contacts/{id}/credit, hlídání zapne POST /v1/contacts/{id}/insolvency-watch, SMS pošle POST /v1/contacts/sms.

Vlastní pole

V Nastavení, Další, Vlastní pole si přidáte textové, číselné, datové nebo výběrové pole na kontakty, položky, jednotlivé druhy dokladů včetně záloh dodavatelům a skladových dokladů, reklamace a servisní zakázky. Ukáže se jen tam, kde je nadefinované. U pole můžete zapnout, že podle něj najde záznam hledání ⌘K a že se na vystaveném dokladu, skladovém dokladu nebo protokolu vytiskne. Seznamy podle něj můžete filtrovat. Hodnoty jsou v odpovědích API (customFields), v exportu kontaktů a položek do XLSX i v exportu všech dat. Vlastní agendy jako v POHODĚ E1 nejsou.