Průvodce
Přechod z POHODY
Jak přenést data z POHODY do DameDokladu, co import pokrývá a na co si dát pozor.
Přechod z jiného účetního programu je hlavně o dobrém načasování a kontrole. Přehled najdete na stránce Přechod z POHODY, tady je postup podrobněji.
Kdy přejít
Nejsnazší je to na začátku účetního období. Když přecházíte během roku, zvolte aspoň začátek čtvrtletí a ujasněte si, co je ještě otevřené.
Co si připravit v POHODĚ
- Dokončete a zkontrolujte doklady za poslední období.
- Vytiskněte nebo uložte předvahu k datu přechodu.
- Vyexportujte agendy do XML. Formát a dostupnost popisuje dokumentace výrobce.
Co import pokrývá
V Nastavení > Import a export nahrajte soubor XML z POHODY. Nejdřív dostanete přehled, co by se založilo, změnilo nebo přeskočilo, s případnými problémy po řádcích. Dokud import nespustíte, nic se nemění, a pak proběhne buď celý, nebo vůbec.
| Agenda POHODY | Co se stane |
|---|---|
| Adresář | Naimportuje se. Kontakty se párují podle IČO, nebo podle názvu, když jedna strana IČO nemá. |
| Faktury | Vydané a přijaté faktury, dobropisy, zálohové faktury, vrubopisy, ostatní pohledávky a závazky. Přicházejí jako historie: samy nic neúčtují, zaúčtování přinese účetní deník. |
| Pokladna a banka | Naimportují se jako historie. |
| Objednávky a nabídky | Naimportují se. |
| Příjemky a výdejky | Naimportují se jako historie a nemění stav skladu. |
| Zásoby a ceníky | Naimportují se skladové karty s množstvím a cenami a ceníky. |
| GPSR, recyklační příspěvky, volitelné parametry | Naimportují se podle XSD Stormware a navážou se na karty. Parametry zásob, adresáře a dokladů se stanou vlastními poli. Kde doklad vlastní pole nemá (pokladna, banka, sklad) a u parametrů řádků zůstanou čitelné v poznámce dokladu. Přílohy GPSR jsou v XML jen názvy souborů z disku POHODY, převezme se název a odkazy, soubor nahrajete ručně. Příspěvek v gramech a tunách se přepočte na kilogramy, v jiné jednotce zůstane a na zásobě ho upřesní koeficient. |
| Účtová osnova, předkontace, střediska, činnosti, zakázky | Naimportují se. Předkontace daňové evidence se neimportují, protože v XML nemají účty. |
| Účetní deník | Naimportuje se a zaúčtuje. |
| Převodky, výroba, prodejky, poptávky, interní doklady | Přijdou jako historie podle XSD Stormware: nic neúčtují a nehýbou skladem. Prodejky a vydané poptávky najdete u prodejních dokladů, převodky a výrobu ve skladu. Interní doklady a přijaté poptávky jsou v archivu importu, protože tu nemají vlastní agendu. Se skutečným exportem POHODY jsme je nezkoušeli. |
Celou dávku můžete vrátit, pokud na ní ještě nic nestojí. Zaúčtované zápisy se stornují, nemažou.
Počáteční stavy se v podvojném účetnictví načítají z účetního deníku POHODY nebo ze samostatného souboru XLSX nebo CSV, také nejdřív s přehledem. Mají přednost před zůstatkem uvedeným na bankovním účtu nebo pokladně, takže se nic nezapočte dvakrát; přehled upozorní, když se obě částky liší. V daňové evidenci a jednoduchém účetnictví vás v průběhu roku provede průvodce přechodem: stavy účtů a pokladen, otevřené pohledávky a závazky a příjmy a výdaje od začátku roku, aby seděl základ daně. Otevřený doklad se při zaplacení propíše do peněžního deníku, proto do příjmů a výdajů od začátku roku nepatří.
Doklady z minulosti si ponechají svou DPH i ve firmě, která dnes plátcem není, a přehled importu na to upozorní. Do žádného přiznání se nepropíše. Počáteční stav na 311 a 321 a importované otevřené faktury jsou tytéž peníze: kniha pohledávek a závazků je započte jednou a zbytek ukáže jako částku bez dokladu. Stejně tak lze z XLSX nebo CSV načíst kontakty.
Majetek a zaměstnanci: POHODA je do XML nevydává. Karty majetku včetně oprávek nahrajete z tabulky podle naší šablony. Sloupce si připravíte z exportu do Excelu, skutečný export POHODY jsme na ně nezkoušeli. Zaměstnance a smlouvy nahrajete také z tabulky podle šablony, další řádek téže osoby přidá další poměr. Na dalších listech šablony jsou děti, srážky, docházka a mzdy minulých měsíců, které se počítají do ročního stropu, průměrů, ročního zúčtování a ELDP a nic neúčtují.
Číselné řady se nepřenášejí. U každé řady nastavte další číslo, aby číslování navázalo.
Uzavřené účetní roky do DameDokladu přenášet nemusíte. Archivujte je po dobu stanovenou zákonem v původním programu nebo jako výstupy.
Kontrola
Po importu porovnejte součty s POHODOU:
- počet kontaktů a skladových položek,
- součet neuhrazených pohledávek a závazků,
- zůstatky účtů v předvaze, které se musejí shodovat.
Pokud můžete, nechte si kontrolu potvrdit účetní.
Souběh
Krátce můžete používat oba programy. Stanovte si jasné datum, od kterého nové doklady vznikají jen v DameDokladu, ať nic nezapíšete dvakrát.
Odchod s daty
Všechno si můžete kdykoli stáhnout v Nastavení > Import a export: ZIP s JSON, XLSX, PDF a přílohami.