Lidé, práva a tisk dokladů

Většina firem si vystačí s pěti základními rolemi a výchozím vzhledem dokladů. Všechno ostatní na této stránce je schované v Nastavení > Další, a kdo to nepotřebuje, nemusí to nikdy otevřít.

Základní role

V Nastavení > Uživatelé a role pozvete člověka e-mailem a vyberete mu roli: vlastník, účetní, fakturace, sklad, jen čtení. Stačí-li vám to, jste hotovi.

Vlastní role

Mzdová účetní, která nemá vidět faktury? Skladník jen pro jeden sklad? Založte Nastavení > Další > Vlastní role. U každé agendy zvolíte úroveň: žádná, čtení, zápis a úpravy jen vlastních záznamů, zápis a úpravy, nebo vše včetně mazání a storna. Můžete vyjít z některé základní role.

Role se dá omezit na vybrané sklady, pokladny, bankovní účty a číselné řady. Člověk pak jiné nevidí v seznamech, hledání, sestavách ani exportech.

Jakmile máte první vlastní roli, nabídne se při pozvání i změně role. Změna platí hned, včetně API klíčů a připojených aplikací toho člověka.

Lidi a jejich role, webhooky, audit, export a import celé firmy a připojené schránky spravuje vždy vlastník nebo účetní, ať role říká cokoli.

Roli můžete omezit i na vybraná střediska a vzít jí jednotlivé tiskové sestavy nebo typy exportu. Podrole vychází z nadřazené role a může jen ubrat. Co role nebo člověk nakonec smí, ukáže Efektivní práva u role i v seznamu lidí.

Agendy firmy

Fakturace umí třicet záložek, ale živnostník jich potřebuje pět. Při založení firmy zaškrtnete, co budete používat, a v Nastavení > Agendy to kdykoli změníte. Vypnutá agenda zmizí ze záložek, z nabídky Přidat doklad a z panelů přehledu. Když už v ní nic není, zmizí i položka vlevo.

• Výchozí stav vychází z režimu: daňová evidence začíná krátkým seznamem, podvojné účetnictví má navíc majetek, příkazy k úhradě a interní doklady.
• Agendy, které vám ukládá zákon, jako účetní knihy nebo DPH u plátce, vypnout nejdou.
• Agenda, ve které už jsou data, zůstává vidět, i kdybyste ji vypnuli. Nic se neztratí.
• Je to jen zobrazení. API a MCP fungují pořád stejně a data se nemažou.
• Hledání ⌘K najde i vypnutou agendu a nabídne tlačítko Zapnout. Přímý odkaz funguje dál.
• Kdo nechce vybírat, zapne jediný přepínač Zobrazit vše.

Měnit to může jen vlastník firmy.

Tisk dokladů

Logo, barvu a patičku nastavíte v Nastavení > Další > Tisk dokladů. Pod tím je rozložení: vyberete druh dokladu a jazyk, posouváte části nahoru a dolů, vypínáte, co nechcete, volíte sloupce a jejich šířku a přidáváte vlastní text. Vedle se hned ukazuje skutečné PDF.

Platí pro faktury, zálohy, dobropisy, dodací listy, nabídky a objednávky, upomínky, skladové doklady, protokoly a účtenky na 80 mm. Části se zámkem vyžaduje zákon, například strany, data a rozpis DPH. Přesunout je můžete, vypnout ne. Už vystavený doklad si drží svoje PDF. Skladové doklady a protokoly se tisknou česky, anglicky, německy a francouzsky.

Vlastní sestavy

Na záložce Vlastní sestavy si nakreslíte vlastní variantu sestavy. Prvky přetáhnete po stránce: pole z dokladu, vzorec, čárový kód, QR kód s vlastním obsahem nebo QR Platbou, obrázek z Dokumentů nebo ze Zásob, razítko, graf. Variant jedné sestavy může být víc, Porovnat vedle sebe je ukáže vedle sebe a jedna může být výchozí pro nové doklady. Dokud žádnou nezvolíte, tiskne se běžné rozložení.

Vzorce umí pole, čísla, text v uvozovkách, + - * / %, porovnání a funkce jako if, round, sum a money. Částky jsou v haléřích, money(document.total - document.vat) je vypíše v korunách.

Co vyžaduje zákon, hlídá server. Variantu, která povinnou část vynechá nebo překryje, odmítne a řekne, kterou a proč. Co se do rámečku nevejde, posune prvky pod sebou, případně na další stranu, nic se neořízne.

• Etikety: etikety položek a adresní štítky na vlastní arch, s počtem sloupců, řad, rozměry a okraji. U položky je vytisknete v jejích etiketách, u kontaktu tlačítkem Adresní štítek.
• Tisk spolu: k variantě propojíte další variantu, poštovní poukázku nebo štítek s adresou. Tlačítko Tisk… u dokladu z toho udělá jedno PDF a nabídne i tisk bez nich.
• Poštovní poukázka A: údaje doplníme podle pravidel České pošty a polí jejího okótovaného vzoru, 210 × 101,6 mm, do polí a čtecí zóny písmem OCR-B. Tiskne se na tiskopis pošty. Strojově potištěnou poukázku pošta před použitím přezkouší na 20 vzorcích a přidělené číslo jednací musí být na každé poukázce: přidejte ho jako Text do rámečku nad čtecí zónou. Zda takovou poukázku přijme, rozhoduje pošta. Na papír jsme zatím netiskli, vytiskněte si nejdřív zkoušku přes tiskopis.

Přímý tisk účtenky na pokladní tiskárnu a tiskopisy úřadů se rozložením neřídí. Sestavy nad daty jsou zvlášť.

Oznámení e-mailem

Každý si v Nastavení, Zabezpečení vybere, která oznámení mu z této firmy chodí e-mailem: úkoly, termíny, peníze a partneři, co se nepodařilo, co je hotovo. Nové zprávy přijdou souhrnně jedním e-mailem a je v nich jen to, co dotyčný smí vidět ve zvonku podle své role. Volba platí od chvíle, kdy ji uložíte, starší oznámení zůstanou ve zvonku. Na začátku chodí jen úkoly.

Přes API

GET /v1/members/me řekne, co smí volající. Role spravují /v1/access-roles, rozložení /v1/print-template/layouts/{documentType}, varianty /v1/print-template/variants, tisk /v1/print-template/print. Přes MCP vidí připojený asistent jen nástroje, které role dovolí.